Alles wat in de rest van het systeem als vanzelfsprekend op het scherm staat — Oefenhok A, € 9,50 per uur, de functie 'tapinstructie', het btw-tarief, de creditsregel — moet één keer worden ingevoerd. Dat is geen bijzaak: het bepaalt of het systeem past bij dít huis. Daarom is de wizard niet op Phoenix geschreven maar op podia in het algemeen: elk huis noemt zijn ruimtes anders, rekent anders af en roostert anders. Niets daarvan zit in de code.
5ubasis
10ustandaard
16uvolledig
Let op. Deze module wordt bijna altijd onderschat, en bepaalt of een systeem past bij het huis of dat het huis zich naar het systeem moet voegen. De regel die het verschil maakt: geen enkele naam, prijs, functie of status staat in de code. Opent een huis volgend jaar een vierde oefenruimte, schaft het het sociale tarief af, of verhuist de kassa naar de garderobe — dan is dat invullen, niet bouwen.
Schermen
Zo ziet het eruit — schetsen uit het functioneel ontwerp, met fictieve data.
Instellingen › Inrichting — Wizard die in negen stappen door de basisinrichting loopt.Instellingen › Locaties en ruimtes — Zalen, repetitieruimtes, studio en materiaal met eigen namen en tarieven.Instellingen › Teams en functies — Teams, functies, vaardigheden en wie er standaard bij hoort.Instellingen › Inrichtingsstatus — Wat er af is, wat er nog mist, en wat daardoor nog niet werkt.
Wat het doet
Wizard in negen stappen die na het eerste inloggen begint en tussentijds te verlaten en te hervatten is.
Stap 2 — locaties: een huis kan meerdere adressen hebben; alles daaronder hangt aan een locatie.
Stap 3 — ruimtes en middelen: zelf benoemen (Grote zaal, Café, Oefenhok A, Studio, PA klein), met type, capaciteit, openingstijden en of er zelf op geboekt mag worden.
Stap 4 — tarieven: per middel een of meer tarieven, met geldigheidsperiode, daluren, ledenprijs, jeugd- of sociaal tarief en btw-percentage.
Stap 5 — teams en functies: bar, kassa, techniek, garderobe; per functie standaard begin- en eindtijd en het aantal mensen dat normaal nodig is.
Stap 6 — vaardigheden en certificaten: EHBO, BHV, podiumtechniek, tapinstructie, met of zonder vervaldatum.
Stap 7 — mensen: uitnodigen per mail, in bulk inlezen uit een lijst, of een aanmeldformulier op de eigen website; rollen en teams direct toekennen.
Stap 8 — credits en uren: omrekening, maximum per avond, houdbaarheid, soorten tegoed, afrondingsregel en leeftijdsgrens — of het hele onderdeel uitzetten als een huis er niet mee werkt.
Stap 9 — betalen en mail: eigen betaaldienst koppelen, factuurnummerreeks, herinneringsschema, verzendadressen en postbussen.
Startsjablonen per soort huis: poppodium, theater of cultuurhuis, oefenruimtecentrum, jongerencentrum. Elk sjabloon vult ruimtetypen, functies, vaardigheden, evenementstatussen, draaiboekblokken en standaardteksten voor.
Modules aan- en uitzetten per organisatie: een oefenruimtecentrum zonder programmering ziet geen agenda en geen tickets, en betaalt er ook niet voor.
Bestaande inrichting exporteren en in een nieuwe organisatie importeren — het eerste huis is daarmee zelf een sjabloon, dat vanzelf actueel blijft.
Eigen woordenboek: een huis dat 'oefenhok' zegt in plaats van 'repetitieruimte', of 'crew' in plaats van 'vrijwilliger', past de termen aan zonder dat er iets gebouwd wordt.
Alles blijft achteraf wijzigbaar; een naamswijziging werkt overal door zonder dat historie verandert.
Middelen, functies en tarieven archiveren in plaats van verwijderen, zodat oude boekingen en urenstaten blijven kloppen.
Testgegevens aan- en uitzetten, zodat een nieuw huis kan oefenen zonder echte facturen of mails.
Inrichtingsstatus die laat zien wat er nog ontbreekt en welke functie daardoor niet werkt (geen btw ingesteld betekent geen facturen).
Import van bestaande gegevens uit module 17 als stap binnen de wizard, niet als losse handeling.
Wie mag wat
BEH
Alles binnen de eigen organisatie
VER
Middelen en tarieven van de eigen locatie
BAR
Teams, functies en vaardigheden
Overige
Geen toegang tot instellingen
Rechten worden in de database afgedwongen (row level security), niet alleen in het scherm.
Gegevens
organisatie (naam, adres, KvK, btw, logo, kleur, actieve modules) · locatie · middel · tarief · team · functie · vaardigheid (naam, vervalt ja/nee) · instelling (sleutel, waarde, per organisatie) · term (systeemwoord, eigen woord) · inrichtingsstap · sjabloon
Hangt samen met
Levert de bouwstenen voor vrijwel elke module: 3 (middelen en tarieven), 4 (btw en nummerreeks), 6 (creditsregels), 8 (teams, functies, vaardigheden), 11 (ticketsoorten), 12 (postbussen), 15 (rapportage-indeling). Module 20 zet er een nieuwe organisatie mee op.
Randgevallen die zijn meegenomen
Tarief wijzigen mag lopende boekingen niet met terugwerkende kracht duurder maken — een tarief geldt vanaf een datum.
Ruimte hernoemen terwijl er boekingen op staan: de naam verandert, de historie niet.
Middel archiveren waar nog toekomstige boekingen op staan: waarschuwen, niet blokkeren.
Vaardigheid met vervaldatum instellen nadat er al mensen zijn: iedereen komt op 'onbekend' te staan, niet op 'verlopen'.
Twee locaties met een ruimte die dezelfde naam heeft.
Module uitzetten waar al gegevens in staan: verbergen, nooit weggooien.